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浅谈数字化档案管理的应用

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发表于 2019-11-19 15:41 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式

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档案数字化就是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
随着经济社会的发展,各个行业有了长的进步,档案管理也随之发生变化,传统管理方式已经无法适应会发展的求,与此同时,计算机技术的快速发,使得运用计算机技术,实现档案资料电子化在必行,一种新的管理形式——数字化案管理应运而生,成为档案管理工作发展的必然趋势。具有以下作用:
其一,检索査询更为方便由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从实体资料的保管变成了提供利用方便的信息控制中心。工作人员可以根据档管理权限从网上自行查询,准确及时地获得需求的档案信息,极大减轻了工作人员的负担其二,工作效率得以提高。无论是何种体、任何地方的档案,存储时均可以以数字化的形式来进行,并通过网络形式现连接与共享,实施档案数字化后,档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案管理的其它工作;纸质档案得以保护。档案数字化可以解决档案损坏、丢失的问题,而传统方式完全依靠手工方式来收集档案,借阅实体档案不可会造成重要档案的丢失和坏。
加强数字化档案建设,推进数字化档案管理的应用,是顺应时代潮流、适应形势发展的新要求,是推进人类进步和社会发展的新趋势。只有加快推进数字化档案建设,建立起效、快捷的档案信息服务网络体系,形成向全社会开放的服务平台,实现档案信息资源的自由共享,才能最大限度地开发和利用档案资源,从而更好地服务于社会。
加强数字化档案建设,推进数字化档案管理的应用,必须大力提升档管理系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都必须达到一定水平,使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构,依赖先进的智能化信息管理技术,并通过网络进行联通和传输,这样才能发挥系统的整体优势提高系统的综合运用能力确保数字化档案管理的优质和高效。
加强数字化档案建设,推进数字化档案管理的应用,必须切实抓好档案管理数据库建设。档案信息数据库是在计算机上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库。通过加强入库数据的抽查、核对、保管和备份持续优化数据管理系统,以达到数据的准确性、规范性和稳定性,数据项目和内容的完整性,提高系统管理水平,为使用者提供更加及时、准确、全面的信息服务     
加强数字化档案建设,推进数字化档案管理的应用,必须牢固树立档案管理的安全性意识。随着计算机技术、网络技术的不断发展,各种黑客、木马、病毒等威胁网络安全的因素层出不穷地出现。在数字化理实施过程中以网络技术为依托,也同样会不可面临档案信息的安全性题,采用防火墙技术、数据备份技术、加密技术等来加强档案数字化的安全管理水平,建立相应的安全范体系,从而有效地升了案信的安全性。
加强数字化档案建设,推进数字化档案管理的应用,必须全面提高档案管理人员素质。数字化档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作,这就要求档案管理工作人员具有扎实的业务功底和较强的管理能力,熟悉数字化档案的内在联系和业务工作中的环节、步骤,掌握数字化档案的理论知识和管理能力,以适应新形势下数字化档案管理工作的需要。
档案数字化时代发展的必然要求,是信息化时代给档案管理部门提出的新的挑战,同时也给档案管理工作带来了重大机遇,这就需要档案管理工作人员接受挑战,抓住机遇,加快推动数字化档案建设进程,为档案管理工作的发展提供强大的推动力。
撰搞人:重庆市綦江区人力社保局   曹健梅
联系电话:87260800
联系地址:重庆市綦江区文龙街道通惠大道69号市民服务中心A
邮编:401429



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